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Tabela prática para o prazo de guarda de documentos:
(recomendamos que coloquem 1 ano a mais do que está demonstrado na tabela)
TRIBUTÁRIO
Documento |
Prazo |
Fundamento legal |
IR - Imposto de Renda |
5 anos |
arts. 173 e 174, CTN |
CSLL - Contribuição Social sobre Lucro Líquido |
5 anos |
arts. 173 e 174, CTN |
PIS - Programa de Integração Social |
5 anos |
arts. 173 e 174, CTN |
Cofins - Contribuição para Financiamento da Seguridade Social |
5 anos |
arts. 173 e 174, CTN |
Simples Nacional |
5 anos |
art. 26, II, LC 123/2006 e arts. 173 e 174, CTN |
Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos |
5 anos |
arts. 195 e 174, CTN |
Livros fiscais e contábeis |
5 anos |
arts. 195 e 174, CTN |
Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil |
5 anos |
art. 11, Lei n° 8218/1991 e art. 173, CTN |
Declarações: DIPI, DCTF, DIRF |
5 anos |
arts. 173 e 174, CTN |
Dasn - Declaração Anual do Simples Nacional |
5 anos |
art. 26, II, LC 123/2006 e arts. 173 e 174, CTN |
Declaração de Ajuste Anual - declaração e comprovantes de lançamentos |
5 anos |
arts. 173 e 174, CTN |
TRABALHISTA
Documento |
Prazo |
Fundamento legal |
FGTS - Fundo de Garantia do Tempo de Serviço |
30 anos |
art. 23, § 5°, Lei n° 8036/1990 |
GFIP - Guia recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social |
30 anos |
art. 23, § 5°, Lei n° 8036/1990 |
GRFC - Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social |
30 anos |
art. 23, § 5°, Lei n° 8036/1990 |
Contribuição previdenciária - GPS |
5 anos |
arts. 173 e 174, CTN |
Contribuição sindical - GRCSU |
5 anos |
arts. 173 e 217, I, CTN |
Contrato de trabalho |
indeterminado |
(*) |
Livro ou ficha de registro de empregado |
indeterminado |
(*) |
Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13° salário, controle de ponto |
5 anos |
art. 7°, XXIX, CF e art. 11 CLT |
Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso prévio |
2 anos |
art. 7°, XXIX, CF e art. 11 CLT |
Folha de pagamento |
10 anos |
art. 225, I e § 5°, Decreto n° 3048/1999 |
Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários |
10 anos |
art. 225, § 22, Decreto n° 3048/1999 |
Caged - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados |
5 anos |
art. 2°, § 1°, Portaria MTE 1129/2014 |
Rais - Relação Anual de Informações Sociais |
5 anos |
art. 8°, Portaria MTE 269/2015 |
(*) Considerando que tais documentos são importantes para comprovação de tempo de serviço para fins de benefícios previdenciários (art. 603 CTL e art. 19, Decreto n° 3048/1999), recomenda-se sua guarda por prazo indeterminado.
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